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Vos données à caractère personnel sont extrêmement importantes. Nous nous efforçons dès lors de les protéger au mieux et de toujours garantir vos droits lors de l’utilisation de ces données, conformément aux règles belges et européennes applicables en matière de protection de la vie privée et des données à caractère personnel.
La présente déclaration de confidentialité s'applique aux traitements de données à caractère personnel qui sont collectées via les SmartWithFood Services (ci-après, SWF Services). Font partie des SWF Services l’app SWF et les différents modules proposés par le biais de la plateforme my.smartwithfood.
La plateforme my.smartwithfood comprend comme modules à la fois la Coach platform et le LifestyleCheck. Si, à partir des SWF Services, vous êtes dirigé vers un autre site internet ou une autre application, vous devez tenir compte des conditions qui s’appliquent à ce site internet ou à cette application.
Il convient de lire la présente déclaration parallèlement avec nos Conditions d’utilisation. Elles forment un tout indissociable.
1 SMARTWITHFOOD EN TANT QUE RESPONSABLE DE TRAITEMENT
Les SWF Services sont la propriété de et gérés par SmartRetail S.R.L., dont le siège social est établi à B-1500 Halle, Edingensesteenweg 196, et enregistrée sous le numéro d'entreprise 0640.760.224 RPM Tribunal de commerce néerlandophone de Bruxelles (TVA BE 0640.760.224) (ci-après «SmartWithFood», «SWF», «nous» ou «notre»), qui est également le responsable des traitements des données à caractère personnel dans le cadre des SWF Services.
Vous pouvez joindre notre délégué à la protection des données SmartWithFood (à partir d’ici : DPO) sur notre site situé à B-9820 Merelbeke, Guldensporenpark 100 (Blok K) ou par e-mail à l’adresse suivante : dpo@smartwithfood.dom.
2 QUELLES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL COLLECTONS-NOUS ET TRAITONS-NOUS ?
2.1 Informations que vous nous fournissez
2.1.1 APP SWF
Vous pouvez créer un profil via l'application SWF ; cela peut se faire à l’aide d’une adresse électronique et d’un mot de passe ou au moyen de votre compte Facebook, Xtra ou Apple.
Pour ce faire, nous vous demandons de fournir certaines informations de contact, notamment votre nom (profil) et une adresse électronique valide (ci-après, «les informations de contact»). Les utilisateurs peuvent en outre compléter leur profil avec des données relatives aux ingrédients souhaités ou à éviter (ci-après, «données de profil»). Ces données de profil comprennent :
• Nom
• Date de naissance
• Composition de la famille (nombre de personnes et d'enfants en bas âge)
• Connaissances alimentaires
• Intérêts
• Préférences nutritionnelles
• Restrictions nutritionnelles
• Recettes que vous ajoutez à votre livre de cuisine et à votre programme de repas.
Lors de la création de votre profil à l’aide de votre compte Xtra, Facebook ou Apple, nous n’enregistrons que votre prénom, votre nom, votre adresse e-mail et votre photo de profil (dans le cas de Facebook). Lors de votre enregistrement, nous ne transmettons aucune donnée de l'application SWF à ces fournisseurs.
Si vous utilisez la fonction de chat de l'application SWF, nous traitons également le contenu de ces communications avec nous.
Enfin, nous enregistrons les produits que vous scannez et que vous recherchez dans l'application SWF et les produits supplémentaires que vous demandez à l’aide de la fonction «Découvrez également ces produits qui peuvent vous intéresser» (ci-après : «Produits scannés et recherchés et données relatives à l’utilisation de l’app»).
Lorsque vous utilisez le module Coaching dans l'application SWF, vous pouvez compléter votre profil avec des informations concernant vos préférences en matière de coaching. Ces données de profil comprennent :
• Votre nom
• Vos centres d’intérêt
• Le type de coach que vous recherchez
Lorsque vous fixez un rendez-vous de prise de connaissance avec votre coach, ce rendez-vous sera affiché dans votre calendrier dans l'application SWF.
2.1.2 Plateforme My.smartwithfood
COACH PLATFORM SERVICE
Sur la Coach Platform de la plateforme my.smartwithfood, vous pouvez, en tant que coach, créer un profil, au moyen de votre adresse e-mail et de votre mot de passe. Vous complétez ensuite votre profil avec les données suivantes :
• Nom
• Adresse e-mail
• Sexe
• Adresse
• Type de coach
• Expertises
• Langues
• Motivation en tant que coach
• Numéro Inami
Nous traitons également des informations concernant vos rendez-vous en tant que coach avec les utilisateurs de l'application SWF
• Date et heure
• Type de rendez-vous
• Attentes
LIFESTYLE CHECK SERVICE
Sur la plate-forme my.smartwithfood, vous pouvez créer un profil et activer ainsi le service Lifestyle check. Cela se fait à l'aide d'un code qui vous est envoyé par e-mail par votre employeur ou par SmartWithFood. Ensuite, vous pouvez remplir le questionnaire dans lequel les données suivantes vous sont demandées :
• Sexe
• Âge
• Taille
• Poids
• Informations sur votre profession (type de travail, unité d'exploitation, équipes, horaires de travail)
• Préférences alimentaires (fréquence et quantité d’aliments consommés)
• Profil de vos activités physiques (fréquence pendant vos loisirs et votre travail)
• Rythme de sommeil
• Informations psychologiques et relatives au stress
2.2 Données techniques et cookies
2.2.1 APP SWF
Chaque fois que vous utilisez l'application SWF , nous recueillons des informations au moyen de SDK et d'autres technologies. Ces informations concernent votre navigateur et votre système d'exploitation, le site internet/l’application externe qui vous a dirigé vers l'application SWF, les fonctionnalités utilisées de l'application SWF, la date et l'heure de votre session (ci-après : les «Données techniques»).
Ainsi, l’app SWF utilise-t-elle les services d’analyse suivants :
- Google Analytics
- Mixpanel
- Sentry
- Facebook SDK
Ces outils nous permettent de suivre les actions des utilisateurs. Par statistiques, nous entendons un compteur qui additionne ou mesure le nombre de visiteurs.
2.2.2 Plateforme My.smartwithfood
Nous recueillons également des informations au moyen de cookies et autres technologies lorsque vous utilisez la plateforme my.smartwithfood. Ces informations concernent votre navigateur et votre système d'exploitation, le site internet/l’application externe qui vous a dirigé vers la plateforme my.smartwithfood, les fonctionnalités de la plateforme my.smartwithfood que vous avez utilisée, la date et l'heure de votre session.
La plateforme my.smartwithfood utilise les services d’analyse suivants :
- Google Analytics
3 À QUELLES FINS ET SUR QUELLE BASE JURIDIQUE TRAITONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?
3.1 Informations de contact et informations de profil
3.1.1 APP SWF
Les informations de contact et de profil obtenus par le biais de l'application SWF sont conservées dans une base de données et traitées pour :
• comparer les besoins et/ou préférences alimentaires que vous avez renseignés avec les informations sur les ingrédients ou les allergènes fournies par les fournisseurs de données ;
• vous informer si certains produits répondent aux exigences et/ou préférences spécifiées, sous réserve explicite de ce qui est indiqué à ce sujet dans les conditions d'utilisation ;
• vous informer sur d'autres produits alimentaires qui peuvent également vous intéresser, compte tenu de vos exigences et/ou préférences spécifiques ;
• les utiliser dans le cadre d'un traitement automatisé de données à caractère personnel qui permet d'évaluer des aspects personnels, tels que vos préférences ou intérêts personnels, afin de vous fournir ainsi des informations et des offres susceptibles de vous intéresser ;
• des fins de marketing direct dans le but de vous offrir des communications, promotions, offres et autres publicités ciblées de notre part ou de celle de nos partenaires sélectionnés ;
• vous informer sur les produits, services et offres ou recommandations par e-mail (si vous le souhaitez) ;
• Vous contacter par e-mail au sujet d’études scientifiques, de groupes de discussions et de nouvelles fonctionnalités (si vous le souhaitez).
Votre sexe, la composition de votre ménage et votre date de naissance sont demandés car il s'agit d'un aspect important lorsque nous calculons vos portions idéales et pour fournir un contenu spécifique pour les enfants.
Vos connaissances et intérêts alimentaires aident à formuler vos conseils et vous permettent de recevoir des conseils et suggestions dans des recettes, lorsque vous scannez des produits ou sur votre page d’accueil.
Vos préférences et restrictions nutritionnelles sont traitées pour filtrer certains conseils, produits ou recettes sur la base de votre choix.
Nous traitons le contenu du chat pour vous fournir des informations nutritionnelles générales par l'intermédiaire du coach nutritionnel en ligne et pour vous aider à faire des choix nutritionnels basés sur des conseils validés scientifiquement. Le contenu de la conversation pourra, par exemple dans le cas d’une question revenant souvent, être utilisé pour notre FAQ après que vos données à caractère personnel aient été rendues anonymes.
Les informations de contact des personnes qui utilisent la fonction expert chat sont traitées sur la base de votre consentement, pour prendre contact afin de répondre à des questions ultérieurement (p. ex., via WhatsApp).
Nous traitons ces données à caractère personnel sur la base de votre consentement préalable, explicite et éclairé. Vous pouvez modifier ou retirer votre consentement à tout moment conformément aux dispositions ci-dessous.
Nous traitons les données relatives aux produits que vous avez scannés et recherchés et à l'utilisation que vous faites de l'application SWF afin d'améliorer la fonction de suggestion de produits supplémentaires et d'adapter encore mieux aux besoins de l'utilisateur les informations qui s'affichent lorsque celui-ci scanne ou recherche un produit. Vos données à caractère personnel ne seront pas traitées ultérieurement sans votre consentement préalable à des fins autres que celles mentionnées ci-dessus.
Enfin, les données de votre profil sont traitées dans le cadre du coaching afin d'assurer la meilleure adéquation possible entre vous et nos coaches. Sur la base de votre profil, des coaches vous sont proposés qui vous correspondent le mieux selon nous.
Lorsque vous sélectionnez un coach pour apprendre à le connaître, ce coach recevra vos informations de contact (adresse e-mail) pour fixer un rendez-vous de première prise de contact.
Lorsque vous entamez ensuite le coaching et que vous acceptez votre coach, celui-ci aura accès aux informations de votre profil, à savoir :
• Vos intérêts
• Vos préférences
• Vos restrictions
• Vos points d’attentions
Votre coach reçoit ces informations pour pouvoir vous conseiller au mieux.
Nous traitons toutes ces données à caractère personnel sur la base de votre consentement préalable, explicite et éclairé spécifique.
3.1.2 Plateforme My.smartwithfood
COACH PLATFORM SERVICE
Les informations de votre profil obtenues en tant que coach par le biais de la Coach Platform sont traitées afin d'assurer la meilleure adéquation possible entre vous et les utilisateurs de l'application SWF. Sur la base de votre profil, vous êtes proposé à des utilisateurs de l’app SWF qui vous correspondent le mieux selon nous. Votre e-mail et votre adresse exacte ne sont pas partagés avec les utilisateurs de l’app SWF. Seule votre ville ou commune est communiquée.
LIFESTYLE CHECK SERVICE
Vos données obtenues par le biais du service Lifestyle check sont traitées pour créer la meilleure image possible de votre style de vie. Les questionnaires portent sur l’alimentation, l’exercice, le sommeil et le stress. Vous recevrez à la fin un rapport détaillé avec des scores et des idées en matière de style de vie. Vous recevrez en outre (si vous le souhaitez) un support plus personnalisé sous la forme de recettes et de conseils pratiques à partir de l’application SWF. Si le service Lifestyle Check est lancé par votre employeur, celui-ci n’obtient en aucun cas l'accès à vos informations personnelles. Votre employeur n’aura un aperçu du rapport que sous la forme de données anonymes et agrégées. Cela permet à votre employeur d'évaluer l'offre quant au bien-être au travail et de l'adapter si nécessaire.
3.2 Données techniques et cookies
Les données techniques sont collectées et traitées par nous via l’application SWF et la plateforme my.smartwithfood à des fins statistiques et pour améliorer encore les services que nous vous offrons. Pour l’utilisation de cookies non essentiels, nous sollicitons votre consentement.
Grâce à Google Analytics, nous obtenons des informations statistiques sur le nombre d'utilisateurs de l'application SWF et de la plateforme my.smartwithfood. Mixpanel nous permet d'analyser le comportement des utilisateurs et les fonctionnalités de l'application SWF. Grâce à Sentry, nous traçons les erreurs et problèmes dans l'application SWF. Le SDK Facebook nous permet d'analyser combien de personnes sont dirigées vers l'application SWF par le biais d'une publicité sur Facebook.
4 QUI A ACCÈS À VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?
4.1 SmartWithFood
Les collaborateurs de SmartWithFood n'ont accès à vos données à caractère personnel que dans la mesure où ils en ont besoin pour exercer leur mission.
SmartWithFood fait signer à tous ses collaborateurs un accord de confidentialité par lequel ils s'engagent contractuellement à traiter les données à caractère personnel de manière strictement confidentielle et à ne pas les transmettre à des tiers.
4.2 Prestataires de services
En vue d'une protection maximale de vos données à caractère personnel, des «contrats de sous-traitant» ont été conclus avec, entre autres, les fournisseurs de services (IT) qui assurent le développement et la maintenance de notre structure de données pour le compte de SmartWithFood. Dans ce cas également, l’accès aux données à caractère personnel se limite à ce qui est strictement nécessaire pour la mise en place et la maintenance de notre base de données.
4.3 Autorités compétentes
SmartWithFood peut donner accès aux informations aux autorités compétentes dans le cadre de procédures judiciaires en cours ou imminentes, dans le cadre d'enquêtes judiciaires et de demandes de renseignements, à la demande des autorités publiques ou pour se conformer à d'autres obligations légales.
4.4 Coach(es) (lorsque vous utilisez le module Coaching dans l’app SWF)
Comme indiqué au point 3.4, un coach reçoit vos informations de contact lorsque vous indiquez que vous souhaitez faire sa connaissance. Lorsque vous entamez ensuite le coaching et que vous acceptez votre coach, celui-ci aura accès aux informations de votre profil
4.5 Jitsi (lorsque vous utilisez Jitsi dans le module Coaching de l’app SWF)
Lorsque vous planifiez une conversation en ligne avec votre coach, cette conversation peut avoir lieu au moyen de Jitsi, si vous le souhaitez. Dans ce cas, la déclaration de confidentialité de Jitsi s'applique. L'enregistrement des conversation vidéo n'est pas autorisé.
5 OÙ CONSERVONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?
Nous faisons appel à des fournisseurs IT américains, tels que Microsoft Azure (pour un stockage sécurisé dans le cloud), pour conserver vos données à caractère personnel. Le centre de données Microsoft Azure est situé dans l'Espace économique européen.
En outre, pour l'utilisation de l'application SWF, nous faisons appel à des prestataires de services IT américains, tels que Intercom et WhatsApp, pour l'utilisation de l'outil expert chat dans l'application SWF. Nous utilisons également SendGrid pour envoyer des courriels pour le service Lifestyle Check.
Nous utilisons également Mailchimp pour vous contacter par e-mail au sujet de produits, de services, d'offres et de recommandations ou d'études scientifiques, de groupes de discussion et de nouvelles fonctionnalités (si vous le souhaitez).
Comme indiqué ci-dessus, vos données à caractère personnel peuvent être transmises à des pays ou organisations tiers établis en dehors de l’Espace économique européen. Dans ce cas, SmartWithFood prendra les mesures adéquates pour garantir un niveau de protection approprié.
6 COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?
SmartWithFood ne conserve et ne traite vos données à caractère personnel pas plus longtemps qu'il n'est nécessaire pour les finalités susvisées, pour lesquelles les données sont recueillies. Nous conservons vos données à caractère personnel dans nos systèmes aussi longtemps que cela est raisonnablement nécessaire pour fournir nos services.
Les données que nous obtenons par le biais des services SWF sont conservées jusqu'à ce que vous supprimiez votre compte (voir ci-dessous pour la suppression de votre compte). Ensuite, les données seront rendues anonymes ou supprimées.
7 COMMENT SÉCURISONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?
SmartWithFood traite vos données à caractère personnel de manière confidentielle et avec la plus grande prudence possible. SmartWithFood sécurise ses systèmes - dans la limite du raisonnable - contre la perte et/ou toute forme d'utilisation ou de traitement illicite. Pour ce faire, SmartWithFood applique des mesures techniques et organisationnelles appropriées, en tenant compte de l'état de la technique. Vos données sont protégées de manière adéquate conformément aux lois et réglementations applicables en matière de protection de la vie privée. Les données à caractère personnel que vous fournissez sont stockées sur des serveurs installés dans des environnements contrôlés et sécurisés.
En dépit des efforts susmentionnés, vous devez savoir qu'il existe toujours un risque inhérent à l'envoi de données à caractère personnel sur Internet. Nous ne pouvons par conséquent jamais garantir totalement la sécurité et la protection de vos données à caractère personnel.
8 QUELS SONT VOS DROITS ?
Si vous nous avez communiqué vos données, de manière active ou automatique, vous avez le droit de nous demander sans aucun frais quelles sont les données à caractère personnel que nous possédons et, le cas échéant, de les faire corriger, limiter et transmettre au format électronique ou supprimer gratuitement. Vous avez en outre le droit de révoquer à tout moment votre consentement pour le traitement de vos données à caractère personnel. Cependant, cette révocation n'aura aucune incidence sur la légalité du traitement de vos données à caractère personnel effectué avant ladite révocation. Vous pouvez exercer ces droits en nous contactant via les données de contact renseignées ci-après, à condition toutefois de vous identifier adéquatement. Vous pouvez supprimer votre compte SWF et l’application SWF à tout moment. Toutes les données à caractère personnel en la possession de SmartWithFood seront alors supprimées, à moins que SmartWithFood ne soit légalement obligé de les conserver ou qu'il n'ait une autre base légale pour les traiter ultérieurement.
9 ARRÊTER LA RELATION AVEC LE COACH (LORSQUE VOUS UTILISEZ LE COACHING DANS L'APPLICATION SWF)
Si vous souhaitez mettre fin à la relation avec votre coach, veuillez envoyer un e-mail avec cette demande à info@smartwithfood.com. Après l’arrêt de la relation, le coach n'aura plus accès aux informations de votre profil.
10 COMMENT POUVEZ-VOUS SUPPRIMER VOTRE COMPTE ?
Si vous souhaitez que votre compte et toutes les données qui s'y rapportent soient éliminés de nos fichiers, veuillez envoyer un courriel avec cette demande à l'adresse suivante : info@smartwithfood.com. Vous pouvez faire supprimer vos données pour l'ensemble de votre compte ou par service SWF. Vous devez le préciser dans votre demande. Vos données seront supprimées et vous ne pourrez plus accéder au service SWF concerné.
11 MODIFICATIONS DE LA DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ
SmartWithFood se réserve le droit de modifier la déclaration de confidentialité de temps à autre en publiant une nouvelle version.
Lors de l'installation de l'application SWF, il vous sera demandé de lire attentivement puis d'accepter les dispositions de la présente déclaration de confidentialité (ainsi que les conditions d'utilisation). À chaque mise à jour du logiciel et à chaque modification de la déclaration de confidentialité, cette acceptation vous sera à nouveau demandée.
12 COMMENT NOUS CONTACTER ?
Si vous avez des questions concernant la déclaration de confidentialité, veuillez contacter SmartWithFood :
Par e-mail : info@smartwithfood.com
Par courrier : B-9820 Merelbeke, Guldensporenpark 100 (Blok K)
Au moyen du bouton «aide» de la plateforme my.smartwithfood.
